La funzione Gruppi del centralino PBX è progettata per ottimizzare la gestione delle chiamate in ingresso, distribuendole automaticamente verso più interni allo stesso tempo. Quando una telefonata arriva, tutti i membri del gruppo squillano in contemporanea, permettendo al primo operatore disponibile di rispondere. Questo sistema è ideale per reparti come amministrazione, commerciale o assistenza clienti, perché riduce drasticamente i tempi di attesa e aumenta la probabilità di risposta immediata.
La differenza principale tra Gruppi e Code sta nell’esperienza dell’utente finale: mentre le code gestiscono le chiamate in modo sequenziale, facendo attendere l’utente in linea, i gruppi puntano alla rapidità. Nessuna musica di attesa, nessuna posizione da scalare: il sistema fa squillare tutti gli interni assegnati contemporaneamente. Questo approccio è ideale quando la priorità è rispondere il prima possibile, ad esempio per richieste commerciali, prenotazioni o supporto immediato.
Coinvolgere più operatori aumenta la reperibilità del reparto e riduce il rischio di perdere chiamate importanti.
Utilizzare la funzione Gruppi permette di distribuire il carico lavorativo e migliorare la collaborazione interna. Ogni chiamata viene condivisa tra tutti gli operatori del gruppo, evitando situazioni in cui una telefonata resta senza risposta perché un singolo interno era occupato o fuori postazione. Per le aziende che non possono permettersi di perdere potenziali clienti o richieste urgenti, i gruppi rappresentano una soluzione semplice ma estremamente efficace per aumentare continuità, affidabilità e qualità del servizio telefonico.
